Cómo enviar un correo de invitación

Además del registro de participantes a través de un sitio web del evento, Eventtia también te permite enviar invitaciones a una lista de contactos de tu elección.

Efectivamente, gracias al módulo de "Invitados", puedes importar una o varias listas de contactos que podrás utilizar para enviar invitaciones a tu evento. Por favor, sigue este enlace para aprender cómo importar una lista de invitados.

Los pasos para enviar un correo de invitación son los siguientes:

Paso 1.

Ve al módulo "registro" y haz clic en la sección de "comunicaciones".

Paso 2.

Haz clic en el botón "correos masivos" para comenzar a escribir un nuevo mensaje.
Haz clic en el botón verde "Acciones", y en "Nuevo" para crear un nuevo correo masivo.

Paso 3.

Antes de crear un nuevo correo para enviar a tus participantes registrados, asegúrate de haber configurado los ajustes generales.

Comienza definiendo el asunto de tu mensaje (por ejemplo, "Registro abierto").
Responder a: te permite seleccionar la cuenta de correo electrónico a la que los participantes podrán responder una vez que se haya enviado el mensaje.
Destinatarios: el campo de Destinatarios te permite definir qué grupo de personas recibirá el correo. Puedes escoger entre Invitados y Participantes, y según tu elección, se habilitarán diferentes opciones para refinar aún más el público objetivo.
- Selecciona "Invitados":
  
  Luego podrás seleccionar entre las siguientes opciones:
  - Todos
  - No registrados
  - Registrados
  - Cancelados
Tipo de participante: te permite delimitar la audiencia según los tipos de participante.
Asistentes registrados después de la fecha: te permite dirigirte a las personas que se registraron después de una fecha específica, útil para enviar actualizaciones solo a los registrantes recientes.

Nota: En un evento virtual, un participante se considera como registrado al ingresar al Stage Virtual; en eventos presenciales, el registro se realiza manualmente al hacer el check-in de los participantes usando la aplicación de check-in.

Por favor, asegúrate de haber seleccionado los filtros correctos para el correo electrónico que deseas enviar.

Paso 4.

Una vez que hayas definido el perfil de los destinatarios, puedes comenzar a redactar tu correo en nuestro editor de emails (pestaña Diseño). El sistema te ofrece una plantilla predeterminada que puede ser personalizada según tus necesidades.

Puedes agregar fácilmente elementos como botones, fotos, videos, columnas o etiquetas (por ejemplo, nombres de invitados o detalles del evento), así como código HTML personalizado.
El editor utiliza un sistema de arrastrar y soltar, que te permite mover los componentes y personalizar el correo electrónico como desees.

Todos los elementos son personalizables, incluyendo la fuente, el tamaño, el color y el fondo.

Ahora, vamos a examinar más de cerca los botones que puedes agregar a tu correo. Hay dos tipos de botones:

Botones estándar: pueden enlazar a cualquier URL, enviar correos electrónicos, llamar a un número de teléfono, y tener etiquetas asociadas a participantes o eventos aplicadas al texto del botón.
Botones personalizados: tienen funciones especiales y enlazan a páginas del sistema, como formularios de registro (si no se ha creado un sitio web) o enlaces de cancelación. Las etiquetas disponibles son específicas para estas acciones del sistema. Además, su apariencia es completamente personalizable.
Para agregar etiquetas dentro de un bloque de texto, simplemente haz clic dentro del bloque para comenzar a editar el texto. La lista de etiquetas disponibles aparecerá automáticamente y podrás insertar una con un solo clic.

Paso 5.

Una vez que todo esté correctamente configurado, encontrarás el botón Acciones en la parte superior izquierda, donde podrás enviarte correos de prueba, programar el envío, clonar el correo o enviarlo directamente.

Nota: Asegúrate de estar registrado como participante antes de enviar un correo de prueba; de lo contrario, las etiquetas no funcionarán correctamente.

Buenas prácticas al enviar comunicaciones:

Las imágenes no deben tener más de 800 píxeles de ancho, ya que Outlook presenta problemas importantes al mostrar imágenes más grandes.
Recomendamos usar texto y HTML en lugar de imágenes para comunicar la información.
Ten en cuenta que los servidores de correo no indexan las imágenes. Por ejemplo, si un usuario busca texto relacionado con tu evento y todo ese texto está dentro de una imagen, no aparecerá en los resultados de búsqueda.