Comment gérer les points de contrôle (checkpoints)

Eventtia vous permet de créer des points de contrôle où vos participants devront afficher leur badge pour pouvoir passer.

Grâce au module "Checkpoints", vous aurez la possibilité de suivre les déplacements de vos participants pendant les évènements présentiels. Cela vous permettra également de confirmer leur présence dans certaines zones ou encore de valider certaines actions comme par exemple la récupération de documents. 

Les étapes pour la création d’un point de contrôle sont les suivantes: 

Etape 1.

• Dans le module "Inscription", cliquez sur "Checkpoints".

• Puis cliquez sur le bouton vert "Action , ensuite "Nouveau" pour créer votre point de contrôle.

• Donnez un nom et une description à votre point de contrôle. Choisissez également si ce sera un point de contrôle "Unique" ou "Multiple".
• "Unique" si le point de contrôle ne pourra être utilisé qu’une fois par participant. Par exemple lors de la récupération de documents.
• "Multiple" s'ils peuvent être utilisés indéfiniment. Par exemple pour accéder à la salle principale de l’évènement.
• Vous pouvez aussi définir les types de participants autorisés à passer par vos points de contrôle en cochant leurs cases respectives. 

• Créez autant de points de contrôle que nécessaire. 

Etape 2.

• Il existe deux possibilités pour enregistrer le passage de vos participants à travers vos différents points de contrôle.
• Directement à partir du module"Checkpoints" dans votre back-office Eventtia:
• Cliquez sur les 3 petits points en haut à droite du point de contrôle, puis sur “Editer”. 

• Allez ensuite dans l’onglet "Attendees".
• Entrez l’adresse email du participant que le participant a utilisé lors de son inscription, puis cliquez sur le bouton vert "Register Entrance"

.

• Si l’adresse mail est correcte, un message apparaîtra ensuite pour confirmer que le participant a bien été enregistré sur le point de contrôle. 

• A partir de l’application Eventtia On Site:
  • Vous pouvez télécharger cette application depuis votre mobile en la recherchant dans l’App Store ou sur Play Store.

• Ouvrez l’application et connectez-vous avec vos identifiants Eventtia 

• Dans la liste de vos événements, identifiez celui sur lequel vous souhaitez travailler. Vous avez également la possibilité d'utiliser la barre de recherche pour faciliter votre sélection.

• Pour accéder à l’onglet Checkpoints, vous devez cliquer sur l’onglet situé en bas de l’écran, intitulé « Point de contrôle ».

• En cliquant sur vos points de contrôle, vous verrez la liste de tous les participants ayant déjà été enregistrés sur ce checkpoint. Vous pourrez continuer à enregistrer ou à retirer des participants grâce à l’icône en forme de caméra tout en bas. 
  
  

• Cliquez sur l'icône caméra, puis sélectionnez Check in ou Check out.

 

 

Etape 3.

• Vous pouvez également exporter les données d’enregistrement aux points de contrôles sous un format Excel. Pour ce faire, revenez dans le back office Eventtia dans le module Checkpoint, cliquez sur le point de contrôle souhaité, puis ensuite dans “Attendees”, cliquez sur le bouton orange "Exporter à Excel" 

Les points de contrôle sur Eventtia n’ont maintenant plus de secret pour vous!