Pendant l'événement, il arrive parfois que vous ayez besoin de faire l'émargement et même l'inscription des participants sans passer par la plateforme web. Eventtia a conçu une application qui nous permettra de faire les deux en même temps.
Partie 1 : Comprendre le tableau de bord et le menu
- La première chose à faire est de vous rendre sur le "store" d'applications de votre téléphone, puis de télécharger l'application "Eventtia On-site".
- Ensuite, connectez-vous à l'application avec vos identifiants Eventtia.
- Une fois connecté, vous verrez l'événement en cours :
Cliquez sur le bouton Plus d'options (les trois petits points en haut à droite) pour filtrer entre les événements en cours, ceux à venir et ceux déjà passés, puis cliquez sur l'événement que vous souhaitez consulter :
- Une fois à l'intérieur de l'événement, vous verrez son logo, son nom et ses dates de début et de fin. Vous verrez également un graphique des émargements qui évolue selon les check-in effectués.
Vous pouvez utiliser le filtre "Enregistrés par jour" pour consulter les participants émargés pour un jour particulier.
- Si vous avez des activités dans l'événement, vous verrez également sur le Tableau de bord les statistiques d'émargement des participants à ces activités :
- En bas de l'écran, vous verrez la barre de menu composée des options Tableau de bord, Participants, Activités, Points de contrôle et Paramètres.
Cette option affiche la liste complète des participants inscrits à votre événement. Vous pouvez rechercher avec la Loupe, par email ou par nom. Et en cliquant sur les trois petits points en haut à droite, vous pouvez filtrer sur le statu de check in ou trier les participants par ordre alphabétique du prénom ou du nom de famille.
b-Activités : Cette section affiche toutes les activités composant l'événement. Vous pouvez également rechercher par nom ou par date.
c- Points de contrôle : C'est dans cette section que vous verrez les différents checkpoints de votre événement. La section vous permet de consulter les checkpoints et d'émarger les participants à ces points de contrôle.
d-Paramètres : L'application On Site permet également une utilisation hors ligne si vous n'avez pas accès à Internet. C'est dans la section Paramètres qu'on peut activer cette option Hors ligne.
Pour activer le mode Hors ligne, rendez-vous dans Paramètres et cliquez sur Mettre à jour les informations. Après cela, dans le Tableau de bord de votre événement, vous verrez la mention Disponible hors ligne
Ensuite, lorsque vous aurez à nouveau l'accès à Internet, les informations seront automatiquement synchronisées et vous pouvez les consulter en revenant dans Paramètres et en cliquant sur Gérer.
Partie 2 : Comment inscrire des participants depuis l'application
- Sur la barre de menu en bas, cliquez sur Participants pour accéder à la liste des participants à l'événement. Là, cliquez sur le bouton "Plus d'options" (trois petits points en haut à droite), puis sur Nouveau participant
NB : Avec cette option, vous pouvez également filtrer les participants existants ou les ordonner par ordre alphabétique du nom ou du prénom.
- Remplissez ensuite le formulaire d'inscription selon le type de participants choisi et cliquez sur Sauvegarder pour inscrire le participant :
Vous pouvez également modifier les profils des participants existants en cliquant sur un nom et en modifiant ensuite le formulaire qui apparait. N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder pour appliquer les modifications.
Partie 3 : Émarger les participants
L'application On Site vous permet de scanner les QR codes des participants en utilisant l'icône Caméra de l'application. -
Vous pouvez le faire depuis les sections Tableau de bord et Participants pour scanner les QR codes à l'entrée principale, ou scanner les QR Codes au niveau des Activités et des Checkpoints.
| Tableau de bord | Participants | Activités | Checkpoints |
- Dirigez votre appareil photo vers le QR code comme indiqué ci-dessous :
- Si le QR code est correct et correspond à l'événement, vous devriez voir un message vert indiquant "Participant a été enregistré".
- Si le QR code est incorrect, vous devriez voir un message rouge indiquant une erreur.
- Sur la barre de menu en bas, vous pouvez choisir d'émarger les participants par activité. Pour consulter la liste d'activités, vous pouvez aller dans la section Activités.
- Vous pouvez également choisir l'option "Scanner et me laisser choisir," qui vous permet d'émarger le participant à l'entrée de l'événement, puis de l'émarger également aux activités auxquelles il est inscrit. Pour cela, lorsque la liste de ses activités apparait, vous pouvez glisser l'activité choisie vers la droite pour voir la mention Check In qui émarge le participant à cette activité.
To check participants into Checkpoints, click the "Checkpoints" option and choose between Check-in or Check-out at the checkpoint.
- Pour émarger les participants aux Points de contrôle, cliquez sur Points de contrôle et cliquez sur le nom du Point de contrôle choisi, puis sélectionnez entre Check-In et Check-out (en cliquant sur Check-In/Check-out)
- Pour émarger plus facilement les participants, vous pouvez également rechercher son nom dans la liste des participants, puis faites glisser vers la droite, comme pour l'émargement aux activités dans l'option Scanner et me laisser choisir.
Le statut d'émargement du participant est visible dans la liste des participants. Enregistré pour les participants émargés et Check-In en attente pour ceux qui n'ont pas encore été scannés.
