Cómo enviar correos electrónicos a tus participantes registrados

Con Eventtia puedes comunicar fácilmente con tus participantes, dividir tus mensajes para dirigirte al grupo adecuado, y evitar de bombardear los otros participantes con correo basura.

Sigue estos pasos para hacerlo:

Paso 1.

Ve al módulo "registro" y haz clic en "comunicaciones". Selecciona el tipo de mensaje (correo o SMS) que quieres.

Paso 2.

Haz clic en el botón "correos masivos" para comenzar a escribir un nuevo mensaje.
Haz clic en el botón verde "Acciones", y en "Nuevo" para crear un nuevo correo masivo.

Paso 3.

Antes de crear un nuevo correo para enviar a tus participantes registrados, asegúrate de haber configurado los ajustes generales.

Comienza definiendo el asunto de tu mensaje (por ejemplo, "Registro abierto").
Responder a: te permite seleccionar la cuenta de correo electrónico a la que los participantes podrán responder una vez que se haya enviado el mensaje.
Destinatarios: el campo de Destinatarios te permite definir qué grupo de personas recibirá el correo. Puedes escoger entre Invitados y Participantes, y según tu elección, se habilitarán diferentes opciones para refinar aún más el público objetivo.
- Selecciona "Participantes"
Tipo de participante: te permite delimitar la audiencia según los tipos de participante.
Asistentes registrados después de la fecha: te permite dirigirte a las personas que se registraron después de una fecha específica, útil para enviar actualizaciones solo a los registrantes recientes.

Aparecerán opciones adicionales para los filtros:

Nota: El paso más importante es seleccionar el tipo correcto de participantes. Los filtros adicionales son opcionales; solo necesitas usarlos si quieres delimitar aún más tu audiencia. Si planeas enviar el correo a todos los miembros de ese grupo, puedes omitir estos campos.

Estado de confirmación: para dirigirte a los asistentes que estén confirmados o que aún estén pendientes de aprobación.
Estado de pago: para filtrar según si el asistente ha pagado o no. Consulta este artículo para más información: Enviar recordatorios de pago
Estado de acreditación: para incluir solo a los asistentes que ya hayan hecho check-in o a los que aún no lo han hecho.

Nota: En un evento virtual, un participante se considera como registrado al acceder al Stage Virtual; en eventos presenciales, el check-in se realiza manualmente al registrar a los participantes mediante la aplicación de check-in.

Estado de impresión: para diferenciar entre asistentes que ya han impreso su acreditación y quienes no.
Talleres: este filtro es útil si quieres enviar un correo a los participantes registrados en una actividad específica.
Ruedas de negocios: para dirigirte a los participantes según las sesiones de networking en las que se hayan inscrito.
Categorías: para filtrar a los asistentes según categorías o etiquetas personalizadas que les hayas asignado.

Por favor, asegúrate de haber seleccionado los filtros correctos para el correo electrónico que deseas enviar.

Paso 4.

Una vez que hayas definido el perfil de los destinatarios, puedes comenzar a redactar tu correo en nuestro editor de emails (pestaña Diseño). El sistema te ofrece una plantilla predeterminada que puede ser personalizada según tus necesidades.

Puedes agregar fácilmente elementos como botones, fotos, videos, columnas o etiquetas (por ejemplo, nombres de invitados o detalles del evento), así como código HTML personalizado.
El editor utiliza un sistema de arrastrar y soltar, que te permite mover los componentes y personalizar el correo electrónico como desees.

Todos los elementos son personalizables, incluyendo la fuente, el tamaño, el color y el fondo.

Ahora, vamos a examinar más de cerca los botones que puedes agregar a tu correo. Hay dos tipos de botones:

Botones estándar: pueden enlazar a cualquier URL, enviar correos electrónicos, llamar a un número de teléfono, y tener etiquetas asociadas a participantes o eventos aplicadas al texto del botón.
Botones personalizados: tienen funciones especiales y enlazan a páginas del sistema, como formularios de registro (si no se ha creado un sitio web) o enlaces de cancelación. Las etiquetas disponibles son específicas para estas acciones del sistema. Además, su apariencia es completamente personalizable.
Para agregar etiquetas dentro de un bloque de texto, simplemente haz clic dentro del bloque para comenzar a editar el texto. La lista de etiquetas disponibles aparecerá automáticamente y podrás insertar una con un solo clic.

Paso 5.

Una vez que todo esté correctamente configurado, encontrarás el botón Acciones en la parte superior izquierda, donde podrás enviarte correos de prueba, programar el envío, clonar el correo o enviarlo directamente.

Nota: Asegúrate de estar registrado como participante antes de enviar un correo de prueba; de lo contrario, las etiquetas no funcionarán correctamente.

Buenas prácticas al enviar comunicaciones:

Las imágenes no deben tener más de 800 píxeles de ancho, ya que Outlook presenta problemas importantes al mostrar imágenes más grandes.
Recomendamos usar texto y HTML en lugar de imágenes para comunicar la información.
Ten en cuenta que los servidores de correo no indexan las imágenes. Por ejemplo, si un usuario busca texto relacionado con tu evento y todo ese texto está dentro de una imagen, no aparecerá en los resultados de búsqueda.