Avant de donner le feu vert à votre session de Networking, il est bon de vérifier ces éléments, pour s'assurer que tout se passe bien.
Avant de donner le feu vert à votre session de Networking, il est bon de vérifier ces éléments, pour s'assurer que tout se passe bien.
Cet article abordera les aspects suivants du module de Networking, qui sont parfois source de problèmes ou de confusion :1. Profils et types de Networking
Les profils et catégories de Networking sont des éléments fondamentaux d'une session réussie. Les types de profil vous permettent de classer vos participants, par exemple en "acheteurs" et "vendeurs", afin de faciliter la demande de rendez-vous avec les bonnes personnes.
- Pour savoir comment créer un type de profil, lisez cet article.
- Pour savoir comment modifier le profil d'un participant, lisez cet article.
2. Délais (dates limites et restrictions)
Il est essentiel pour le bon déroulement de votre événement de veiller à ce que les horaires de votre session de Networking soient clairs et bien pensés. Il est important de définir les heures auxquelles les réunions peuvent avoir lieu, leur durée et le moment où les participants peuvent demander des réunions.- Pour en savoir plus sur ces différents délais et périodes, lisez cet article (en particulier l'étape 2).
Les restrictions horaires pendant les sessions de Networking sont également très importantes, empêchant les participants de programmer des réunions pendant certaines plages horaires. Il est important de définir ces restrictions avant de lancer votre session, car vous ne pourrez pas les modifier ou en ajouter d'autres une fois qu'une réunion a été programmée.
- Pour en savoir plus sur les restrictions horaires, lisez cet article.
3. Lieux de réunion
Vous devrez également assigner des lieux à vos participants, en leur disant exactement où se dérouleront leurs réunions de Networking. Cela peut être fait manuellement ou automatiquement. Une fois que vous le leur aurez attribué, toutes ses réunions se tiendront à cet endroit fixe.4. L'agenda de Networking
L'agenda est bien sûr au centre de votre session de Networking, vous indiquant, à vous et à vos participants, où ils doivent être, avec qui et à quelle heure. L'organisateur de l'événement peut consulter, modifier et imprimer les agendas, ou envoyer aux participants leur agenda individuel pour l'imprimer.- Pour savoir comment, lisez cet article.
5. Configuration de la notification
Il est important de tenir vos participants informés de toutes les étapes du processus de Networking. Pour cette raison, Eventtia vous permet de configurer les notifications que les participants reçoivent lorsqu'ils effectuent certaines actions, comme l'acceptation ou le rejet d'une demande de rendez-vous.
- Pour configurer ces notifications, rendez-vous à la session de Networking en question. Allez dans l'onglet "Profils de Networking", puis dans "Notifications de rendez-vous".
- Vous avez ici la possibilité de configurer les trois différents messages qu'un participant reçoit lorsqu'il reçoit une demande de réunion et que cette dernière soit confirmée ou refusée.
- Vous pouvez modifier l'objet de l'email directement ici, en utilisant la zone de texte.
- Il est également possible de modifier le corps principal du message et d'ajouter votre propre modèle, mais pour ce faire, vous devez contacter help@eventtia.com.
6. Badges
- Pour savoir comment créer et personnaliser un badge, lisez cet article.
- Pour savoir comment envoyer un badge à un participant afin qu'il l'imprime, lisez cet article.
- Pour savoir comment imprimer des badges sur place le jour de l'événement, lisez cet article.
7. Événements avec les deux exposants et une session de Networking
Certains événements comporteront une séance de Networking ainsi qu'un espace d'exposant. Parfois, les exposants participeront également à la session de Networking. Dans ce cas, il est important de préciser à vos participants qu'ils utiliseront les mêmes identifiants de connexion pour se connecter à l'espace exposant et à la Networking.
- Les identifiants de réseautage qui se trouvent ici dans la section "Participants" du module "Inscription" seront également utilisés pour se connecter en tant qu'exposant.
8. Évaluations des réunions
Une fois votre session de Networking terminée, vous voudrez probablement savoir comment vos participants l'ont trouvée, afin que votre prochain événement soit encore meilleur. Eventtia vous permet de mettre en place des évaluations de réunions afin que vos participants puissent vous dire exactement ce qui s'est bien passé et ce qui pourrait être amélioré.