Avant de lancer votre session de networking, il est recommandé de vérifier à l’avance tous les paramètres et détails, afin de garantir le bon déroulement de l’expérience.
Dans cet article, nous allons passer en revue les différents aspects du module de networking, pour s’assurer qu’il n’y ait aucun problème.
Vous trouverez ci-dessous les éléments à vérifier dans le module Networking et ce qu’il faut valider à chaque étape :
Section 1 : Profils de networking
- Les profils de networking sont une partie fondamentale d’une session réussie.
Les types de profils vous permettent de catégoriser vos participants, par exemple en « Acheteurs » et « Vendeurs », pour faciliter la prise de rendez-vous avec les bonnes personnes. Pour savoir comment créer un type de profil, lisez cet article. - Les profils individuels de vos participants affichent toutes les informations importantes qui aident les autres participants à décider s’ils souhaitent les rencontrer.
Ces profils peuvent être édités par l’organisateur via le module Networking, ou par le participant lui-même via le module Mon Profil de l’application.
Pour savoir comment éditer le profil d’un participant, lisez cet article.
Section 2 : Horaires (Délais et restrictions)
- Veiller à ce que les horaires de votre session de networking soient clairs et bien pensés est essentiel au bon déroulement de votre événement. Il est important de définir les plages horaires où les réunions peuvent avoir lieu, leur durée, et les périodes durant lesquelles les participants peuvent faire des demandes de rendez-vous.
Pour en savoir plus sur ces différents délais et périodes, consultez cet article (en particulier l’Étape 2). - Les restrictions horaires pendant les sessions de networking sont aussi très importantes, car elles empêchent les participants de programmer des réunions sur certains créneaux.
Il est important de définir ces restrictions avant de lancer votre session, car vous ne pourrez plus les modifier ou en ajouter une fois qu’une réunion est programmée.
Pour en savoir plus sur les restrictions horaires, consultez l’Étape 4 de cet article.
Section 3 : Emplacements des réunions
Le lieu des réunions virtuelles sera toujours la scène virtuelle de l’événement.- Mais, pour les événements en présentiel, vous devrez attribuer des emplacements à vos participants, afin de leur indiquer précisément où auront lieu leurs rendez-vous de networking. Cela peut être fait manuellement ou automatiquement. Une fois qu’un emplacement est attribué à un participant, toutes ses réunions se tiendront à ce lieu fixe.
- Vous pouvez lire cet article pour plus de détails sur la gestion des emplacements de réunion sur Eventtia.
Section 4 : L’agenda de networking
L’agenda est bien sûr central pour votre session de networking, puisqu’il indique à vous et vos participants où ils doivent être, avec qui, et à quelle heure.
L’organisateur peut consulter, modifier et imprimer les agendas, ou envoyer à chaque participant son agenda individuel pour impression. Pour savoir comment faire, lisez cet article.
Section 5 : Configuration des notifications
Il est important de tenir vos participants informés à chaque étape du processus de networking.
C’est pourquoi Eventtia vous permet de configurer les notifications que les participants reçoivent lorsqu’ils effectuent certaines actions, comme accepter ou refuser une demande de réunion.
Pour configurer ces notifications :
-
Entrez dans la session de networking.
-
Accédez à chaque profil de networking, où vous trouverez un onglet Notifications de rendez vous.
-
Vous pourrez configurer les trois types de messages suivants : la demande de réunion, l’acceptation de réunion et le refus de réunion.
- Pour plus de détails, consultez l’Étape 3 de cet article.
Section 6 : Les badges
Les badges sont très utiles pour assurer le bon déroulement de votre session de networking, en permettant aux participants de se repérer rapidement.Ils sont aussi très personnalisables grâce au module Badges d’Eventtia.
Ces badges peuvent être envoyés aux participants pour impression, ou être imprimés sur place le jour de l’événement.
- Pour savoir comment créer et personnaliser un badge, lisez cet article.
- Pour savoir comment imprimer les badges sur place le jour de l’événement, lisez cet article.
Section 7 : Évaluation des réunions
Vous voudrez probablement savoir comment vos participants ont trouvé la session de networking afin d’améliorer vos prochains événements.
Eventtia vous permet de configurer des évaluations des réunions pour que vos participants puissent vous dire ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
Pour en savoir plus, lisez cet article.