Lors des activités présentielles ou hybrides, il est recommandé d’utiliser l’application de check-in pour la gestion de l’arrivée de vos participants.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment gérer l’entrée des participants aux activités/sessions de votre évènement.
Etape 1:
- Téléchargez l’application Eventtia Check-in sur votre mobile. (Disponible depuis App Store ou Playstore)
Etape 2:
- Connectez-vous en utilisant vos identifiants Eventtia
Avertissement : Si vous avez plus de 4 tentatives de connexion infructueuses, l'application bloquera votre compte et vous devrez attendre 15 minutes avant de pouvoir vous reconnecter.
Etape 3:
- Recherchez votre évènement
Etape 4:
- Une fois l’évènement trouvé, vous aurez directement la vue sur les statistiques d’émargement à cet événement.
- Cliquez sur le menu pour pouvoir accéder à la liste de vos points de contrôles et activités.
Etape 5:
- Parmi les activités pour lesquelles vous avez ouvert les inscriptions, cliquez sur celle où vous souhaitez enregistrer vos participants.
Etape 6:
- Vous arriverez sur une liste comprenant les participants “en attente” d’être enregistrés, ainsi que ceux qui le sont déjà. Vous pourrez enregistrer de nouveaux participants soit en scannant leur QR code à partir de l'icône de caméra en bas à droite, soit en cliquant directement sur le bouton “plus” à côté de leurs noms.
Note importante : Afin de pouvoir enregistrer un participant à une activité spécifique, il vous faudra au préalable autoriser l’inscription à ces activités et aussi vous assurer que les participants qui vont être enregistrés sont déjà inscrits à l’activité.
Vous pouvez également télécharger un rapport affichant la liste des personnes ayant été enregistrées à une activité particulière:
Etape 1:
- Allez dans le module Programme, puis dans “Activité”
Etape 2:
- Cliquez sur l’activité pour laquelle vous souhaitez obtenir un rapport.
Etape 3:
- Une fois à l’intérieur, cliquez sur l’onglet “Participants” puis sur “Recherche avancée”
Etape 4:
- Dans les paramètres de votre recherche avancée, sélectionnez les filtres dont vous avez besoin et n’oubliez pas de cocher la case “Accrédité à l’activité sélectionnée” pour vous assurer que le bon rapport soit généré. Cliquez sur “Rechercher”.
Etape 5:
- Une fois la recherche effectuée, vous pouvez télécharger le rapport au format Excel.
Vous savez maintenant comment enregistrer vos participants à vos activités hybrides ou présentielles, et comment générer le rapport approprié!